Definizioni
Segnalante	E’ la persona che effettua ed invia la Segnalazione in relazione ad informazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, consistente in attività lavorative o professionali, presenti o passate
Facilitatore	E’ la persona che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, la cui assistenza è mantenuta riservata
Segnalazione	E’ la comunicazione delle violazioni elencate al paragrafo 5)
Segnalato	Il soggetto cui il segnalante attribuisce la commissione del fatto illecito/irregolarità oggetto della segnalazione
Responsabile della gestione dei canali di segnalazione	Soggetto/i o organo dell’organizzazione privata, che ha il compito di ricevere, analizzare, verificare le segnalazioni interne
Canali per le segnalazioni	Canali individuati dalla Società e quali mezzi, interni o esterni all’organizzazione stessa, con cui veicolare le segnalazioni che garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante
Ritorsioni	Atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione

 

1 - Fonte normativa e natura dell’istituto

La procedura viene adottata dalla Società TeleConsul S.p.A. al fine di disciplinare la protezione delle persone che effettuano segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse o l’integrità della Società, nonché di violazioni del Modello di organizzazione e gestione 231, secondo quanto dispone il D.Lgs. 24/2023.

Così come la previgente disciplina, anche il D.Lgs. 24/2023, pur introducendo rilevanti modifiche al sistema, prevede che siano predisposti canali di segnalazione che consentano di presentare segnalazioni relative a violazioni di cui si abbia conoscenza in ragione del proprio contesto lavorativo, tali da garantire, anche con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione.

 

2 - Destinatari

La presente procedura si applica alle seguenti persone che effettuino Segnalazioni:

- lavoratori subordinati della Società;

- lavoratori autonomi e collaboratori della Società;

- lavoratori o collaboratori di soggetti fornitori di beni, servizi e opere;

- liberi professionisti e consulenti che operano per la Società;

- volontari e tirocinanti retribuiti e non retribuiti;

- azionisti persone fisiche;

- persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società.

La procedura si applica a tali persone anche quando la Segnalazione avvenga

- in fase di selezione o precontrattuale;

- durante il periodo di prova;

- successivamente allo scioglimento del rapporto, se le informazioni sono state acquisite durante lo stesso.

 

3 - Modalità di recepimento e formazione

La procedura deve essere oggetto di ampia comunicazione, così da diventare un costante riferimento nelle attività di TeleConsul.

Ai fini dell’attuazione della procedura, la formazione e l’informativa verso il personale è gestita dalla competente funzione responsabile con i Responsabili degli altri processi aziendali.

Per i Collaboratori è prevista analoga informativa della procedura con relative istruzioni operative trasmesse mediante posta elettronica e pubblicate sulla intranet aziendale di TeleConsul.

Per tutti gli altri destinatari la procedura e le istruzioni operative sono pubblicate sul sito web di TeleConsul alla voce Whistleblowing.

 

4 - Scopo e ambito di applicazione

L’obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di descrivere e regolamentare il processo di segnalazione delle violazioni di illeciti o irregolarità, fornendo al segnalante (cd. whistleblower) chiare indicazioni operative circa l’oggetto, i contenuti, i destinatari e le modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché riguardo alle forme di tutela che vengono predisposte da TeleConsul in conformità alle disposizioni normative.

La presente procedura ha altresì lo scopo di disciplinare le modalità di accertamento della validità e fondatezza delle segnalazioni e, conseguentemente, di intraprendere le azioni correttive e disciplinari opportune a tutela di TeleConsul.

 

5 - Oggetto di segnalazione

Devono formare oggetto di segnalazione le condotte sospette o illecite in quanto non conformi ed in violazione al Modello 231, al Codice Etico, alle procedure interne TeleConsul nonché le condotte illecite che costituiscono reato, di cui si abbia conoscenza in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative o in ragione del rapporto di lavoro/collaborazione

In particolare per “Violazioni” oggetto di Segnalazione si intendono le seguenti violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società:

1) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;

2) violazioni del Modello di organizzazione e gestione;

3) illeciti relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

4) atti od omissioni fraudolenti che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea;

5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

6) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori sopra indicati;

Le segnalazioni prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante, non basati su voci correnti e che non riguardano lamentele di carattere personale. Il segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni.

La presente procedura, così come la disciplina del D.Lgs. 24/2023, non si applica alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

 

6 - Le Segnalazioni interne

6.1 - Modalità della segnalazione

L’Organo preposto alla ricezione e all’esame delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza (Responsabile della gestione dei canali di segnalazione).

Si ricorda che TeleConsul ha istituito apposito canale dedicato di comunicazione (piattaforma web), idoneo a tutelare l’identità del segnalante.

Per la segnalazione, scritta o orale, può essere utilizzata la piattaforma web.

Il Responsabile della gestione che ricevono la segnalazione devono garantire la riservatezza del segnalante e delle informazioni ricevute.

 

6.2 - Modalità di presentazione delle Segnalazioni

Tramite la Piattaforma Web sarà possibile registrarsi ed inviare Segnalazioni nominative, con gestione riservata dell’identità, seguire lo stato di lavorazione delle Segnalazioni e interloquire con il destinatario della Segnalazione mediante un sistema di messaggistica integrato. In fase di registrazione si raccomanda di indicare un indirizzo e-mail (account) personale, non aziendale, affinchè sia in ogni caso escluso che altri soggetti della Società possano, anche accidentalmente, venire a conoscenza dell’identità del Segnalante.

Il sistema consente altresì Segnalazioni da parte di utenti non registrati che potranno comunque seguire l’iter mediante apposito codice, ma che saranno gestite come Segnalazioni anonime e trattate come tali.

La Segnalazione sarà compilata tramite apposito form. La compilazione del form sarà agevolata da appositi “menù a tendina”.

La Segnalazione sarà cifrata dal sistema e memorizzata separandola dall’identità del Segnalante e di essa sarà inviata una e-mail di notifica al Responsabile della gestione.

Sarà in alternativa possibile, tramite la stessa Piattaforma Web, registrare un messaggio vocale avente i medesimi contenuti e che sarà registrato con alterazione del timbro vocale al fine di non rendere il Segnalante immediatamente identificabile.

Utilizzando la piattaforma il Segnalante potrà richiedere all’Organismo di Vigilanza un colloquio in presenza al fine di effettuare la propria Segnalazione.

I canali di Segnalazione sopra indicati escludono la possibilità che la Segnalazione sia presentata a soggetto diverso rispetto al Responsabile della gestione.

Nel caso la segnalazione fosse comunque per errore presentata ad un soggetto diverso, questi dovrà inoltrarla entro sette giorni al Responsabile della gestione dei canali di Segnalazione.

 

6.3 – Contenuto della segnalazione

Le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala, e devono contenere tutte le informazioni necessarie per individuare inequivocabilmente gli autori della condotta illecita.

Il segnalante è tenuto, quindi, a indicare tutti gli elementi utili ad accertare la fondatezza dei fatti riferiti al fine di consentire le adeguate verifiche a riscontro di quanto oggetto di segnalazione.

La segnalazione deve contenere:

• le generalità di chi effettua la segnalazione, con indicazione della qualifica o posizione professionale;

• la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;

• la data e il luogo ove si è verificato il fatto;

• il nominativo e il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) che consentono di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;

• l’indicazione dei nomi e ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Le segnalazioni anonime saranno valutate solo e soltanto se adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinati, se non appaiano irrilevanti, destituite di fondamento o non circostanziate.

 

6.4 - Segnalazioni non pertinenti

In caso le Segnalazioni riguardino illeciti o materie non indicati al presente punto 5), la Segnalazione verrà archiviata.

 

7 - Attività di verifica della fondatezza della segnalazione

La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile della gestione dei canali di segnalazione, che provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire su fatti utili ai fini del decidere. Possono anche avvalersi del supporto e della collaborazione di strutture e funzioni aziendali, nonché di consulenti esterni quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento. In ogni caso dovrà essere assicurato il rispetto della riservatezza circa l’identità del segnalante, tramite l’adozione di apposite misure.

Il Responsabile della gestione deve avviare l’istruttoria sui fatti segnalati mantenendo riservata l’identità del Segnalante e curando, ove debba coinvolgere altri soggetti, di non comunicare agli stessi dati che possano ricondurre all’identità del soggetto Segnalante.

Analoga riservatezza deve essere tenuta nei confronti del Facilitatore, nonché, fino all’esito del procedimento di gestione della segnalazione, della persona segnalata e delle altre persone menzionate nella segnalazione.

La gestione della Segnalazione da parte del Responsabile della gestione avverrà tramite la Piattaforma Web che contiene varie schede con l’attività svolta, la messaggistica e la documentazione ovvero verbalizzando la segnalazione ricevuta in presenza.

Il Responsabile della gestione deve:

a) rilasciare alla persona Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b) mantenere le interlocuzioni con la persona Segnalante e richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni per il tramite della messaggistica integrata nella Piattaforma Web o con altra modalità definita nell’eventuale incontro in presenza;

c) dare diligente seguito alle Segnalazioni ricevute e fornire riscontro, ove possibile, in base al canale di Segnalazione utilizzato, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento;

e) curare che siano fornite informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le Segnalazioni anche tramite sito web.

Ove la Segnalazione avvenga con incontro di persona, la Segnalazione può essere registrata o verbalizzata previo consenso del Segnalante. L’eventuale verbale può essere verificato, rettificato e confermato dal Segnalante mediante sottoscrizione.

Durante il procedimento la persona coinvolta può essere sentita e deve esserlo, ove ne faccia richiesta, anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

I dati personali manifestamente non utili alla gestione della Segnalazione non devono essere raccolti o, se raccolti, devono essere immediatamente cancellati.

Per gli ulteriori aspetti procedurali si rimanda al Manuale d’uso della Piattaforma Web, presente sul relativo portale. All’esito dell’attività istruttoria, viene redatta una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse che sarà condivisa, in base agli esiti, con il Presidente del CdA e nel caso in cui il soggetto segnalato sia un amministratore con il Presidente del Collegio sindacale al fine di garantire eventuali piani d’intervento, l’adozione di azioni a tutela di TeleConsul, la risoluzione di eventuali problematiche interne che possano aver in qualsiasi modo agevolato la commissione della condotta illecita, nonché l’attivazione di eventuali procedure sanzionatorie.

 

8 - Riservatezza e divieto di ritorsione

È compito del Responsabile della gestione dei canali di segnalazione garantire la riservatezza del soggetto segnalante sin dal momento della presa in carico della segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata.

Il venir meno di tale obbligo costituisce una violazione della procedura e, conseguentemente, del Modello 231 adottato da TeleConsul. Tutte le segnalazioni ricevute, indipendentemente dal canale utilizzato, sono archiviate a cura dal Responsabile della gestione e/o mediante piattaforma web a tutela della riservatezza del segnalante. La segnalazione e la documentazione allegata non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti.

Ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (come ad es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante è comunque protetta in ogni fase successiva alla segnalazione; pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata al Responsabile della funzione aziendale titolare dei procedimenti disciplinari e/o a colui che risulta oggetto di segnalazione solo nei casi in cui vi sia il consenso espresso del segnalante.

Gravano sul Responsabile della funzione aziendale titolare dei procedimenti disciplinari gli stessi doveri di comportamento, volti alla riservatezza del segnalante, cui sono tenuti i componenti degli organismi incaricati. Nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre strutture/organi/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, dovrà essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante.

Nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Costituiscono possibili atti ritorsivi:

a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;

c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;

d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;

e) le note di merito negative o le referenze negative;

f) l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

g) la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;

h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;

i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

n) l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;

o) la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

p) l'annullamento di una licenza o di un permesso;

q) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

In caso di siffatti comportamenti nei confronti di chi abbia effettuato Segnalazioni, è onere della Società dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alle Segnalazioni stesse, pena la nullità degli atti compiuti.

La protezione si estende anche a:

- i Facilitatori;

- le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante legate stabilmente a lui da legame affettivo o parentela entro il quarto grado o rapporto abituale e corrente;

- gli enti di proprietà del Segnalante o in cui il Segnalante lavora nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo dl Segnalante.

Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, gli organismi incaricati che, nel caso di riscontro positivo, segnala l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.

La tutela del segnalante sarà sorretta anche da un’efficace attività di sensibilizzazione e comunicazione per i dipendenti sui diritti e gli obblighi relativi alla divulgazione delle azioni illecite. Resta inteso che TeleConsul potrà intraprendere le opportune misure disciplinari, nonché quelle legali, anche a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine.

 

9 – Segnalazioni esterne

9.1 - Casistica

La persona Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna all’ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 D.Lgs. 24/2023;

b) la persona Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna ai sensi del paragrafo 4 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

9.2 - Canale di Segnalazione esterna

Le modalità di Segnalazione esterna e la procedura di gestione della stessa sono consultabili sul sito internet dell’ANAC www.anticorruzione.it

 

10 – Divulgazione pubblica

Le tutele previste sono garantite anche a chi effettui una divulgazione pubblica dell’oggetto della Segnalazione, nonché alle persone ed enti ad esso legati nei medesimi termini del paragrafo che precede, quando ricorre una delle seguenti condizioni:

a) la persona Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini;

b) la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle   specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 

11 - Apparato sanzionatorio

Sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali segnalazioni che si rivelino infondate, effettuate con dolo o colpa grave, quando la responsabilità per calunnia o diffamazione sia accertata con sentenza civile o penale di primo grado.

Sono analogamente sanzionate anche tutte le accertate violazioni delle misure poste a tutela del segnalante compresi tutti gli atti ritorsivi e discriminatori adottati dalla Società nei confronti del segnalante medesimo e altresì aver ostacolato o tentato di ostacolare la Segnalazione.

Le sanzioni disciplinari saranno proporzionate all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno anche giungere alla risoluzione del rapporto di lavoro ovvero di consulenza, nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili nonché delle normative di CCNL del settore di riferimento.

Per le sanzioni si richiama il Sistema disciplinare del Modello 231.

Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo, come nulli sono il cambiamento di mansioni e ogni altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata in conseguenza della segnalazione.

È a carico di TeleConsul, in caso di controversie sull’irrogazione di sanzioni o su demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, misure organizzative con effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla segnalazione, dimostrare la legittimità dei provvedimenti adottati.

 

12 - Tutela dei dati personali

I dati personali contenuti nella Segnalazione sono gestiti unicamente dall’Organismo di Vigilanza, quale Responsabile della gestione dei canali di Segnalazione, nonché, per quanto di necessità, dalla società fornitrice della Piattaforma Web, previa nomina degli stessi a Responsabili esterni del trattamento.

I dati personali sono trattati nel rispetto del Reg. UE 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003, attraverso adeguate misure tecniche ed organizzative.

Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento di ciascuna Segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.

All’interno della Piattaforma Web è presente idonea informativa in merito al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 Reg. UE 2016/679.